Mobilidade da empresa: A habilidade da empresa em comunicar-se com os fornecedores, os sócios, os empregados, os recursos, os produtos, e os clientes independentemente da posição.

Forrester Research

  A mão-de-obra virtualizada (igualmente referida como o teletrabalho ou o telecommuting) é um assunto atual muito discutido e delicado de se abordar. Freqüentemente, a gerência é desafiada a controlar os empregados remotamente, naturalmente ocorre o temor de ter a produtividade reduzida. O desafio da gerência remota pode ser desconcertante, mas tem muitas recompensas significativas, imediatas e a longo prazo. Com a aplicação apropriada de boas técnicas de gerência, você verá uma melhoria da sua produtividade, uma diminuição no atrito, uma redução em despesas incorporadas e um aumento maciço da disponibilidade ajustada a habilidade. Sua companhia pode demonstrar a liderança pelo exemplo, assim como o benefício aos empregados, seus empregados locais, e mesmo o ambiente de trabalho.

Como sobe rapidamente os preços dos combustíveis, funcionários trabalham em casa sentem um aumento imediato na sua renda. Com uma força de trabalho virtual, a quantidade de carros do seu trabalho diminuem e você vai descobrir que os empregados que trabalham em casa se dedicam mais horas ao trabalho, ficam menos doentes. A virtualização do trabalho também remove os carros da estrada, tornando a sua empresa contribuidora para a ecologia. Ao seguir apenas alguns passos simples, você pode realmente fazer sua parte para ajudar com algumas das questões mais importantes que enfrentamos hoje, incluindo a economia e eecologia, ajudando a sua produtividade a aumentar e menores custos no negócio. 

Passos

 1- Ter confiança em sua equipe de gestão. A razão número um das empresas não virtualizar sua força de trabalho é que a gestão tem medo deles não serem capazes de controlar eficazmente e motivar os trabalhadores remotos, eles possuem falta de fé nas suas próprias capacidades de gestão.Gerir uma força de trabalho remotamente não é significativamente diferente da gestão de pessoas no ambiente local – porém a comunicação é feita por telefone e por e-mail, de qualquer maneira. Seu gerentes adaptam-se rapidamente. 

2- Ter confiança na sua força de trabalho. São duas as principais razões para as pessoas não virtualizar sua força de trabalho, os gestores temem que as pessoas não irão fazer o seu trabalho, que vão desligar-se e ainda cobrar seu pagamento. Se você realmente acredita nisso que seus funcionários não são capazes de cumprir tarefas, então talvez você deva procurar uma outra pessoa para preencher essa função. O fato é que a maioria das pessoas são motivadas pela realização … não é o que é avaliado em uma contratação em primeiro lugar? 

3- Investigação da tecnologia. Pesquise mais sobre trabalho on-line e como funciona o ambiente. Você verá que não é significativamente diferente do que você já tem. Existem muitas empresas que oferecem opções de teletrabalho com o único propósito de ajudar as empresas, como a sua, se tornar virtual. Quanto mais você aprende, menos assustador ele parece. E não se esqueça de incluir suporte. O acesso ao apoio técnico, de preferência disponível 24 horas, é fundamental para garantir a produtividade dos funcionários quando trabalham remotamente. 

4- Analise cada posto de trabalho na empresa. Analise a  virtualização indivudualmente: qualquer posição deve ter uma forte justificativa para evitá-lo. Existem alguns tipos de empregos que simplesmente não pode ser virtualizado, é claro, mas comece com a suposição de que ele pode ser efetivamente feito a partir de uma localização remota. Postos de trabalho onde o indivíduo passa a maior parte do seu tempo em comunicação por telefone e trabalhar no computador são bons postos para iniciae. Claro, existem exceções (virtualizando um call center é um esforço importante), mas analistas, gerentes de projeto, administradores de sistemas e programadores, são exemplos que podem adaptar-se facilmente. 

5- Verifique se os empregados estão prontos. Quem já está preparado para trabalhar em casa? A maioria de sua força de trabalho, provavelmente, pode. Há algumas pessoas que não podem e tem razões justificáveis, como por exemplo:  distrações em casa (crianças pequenas), falta de acesso à Internet de alta velocidade, não há espaço disponível para criar um escritório em casa, ou alguma deficiência que necessitem de acomodações altamente especializadas. 

6- Projeto de economia. Isso vai demandar algum trabalho – não se engane sobre isso. Você pode ter em conta coisas como a economia elétrica para não ter de executar os computadores pessoais. Se você é altamente bem sucedido neste esforço (virtualizando quase todo o pessoal), então a poupança de energia pode ser substancial. Responsabilidade sobre seguros pode ser diminuída. Você vai economizar em segurança? Não se esqueça da conta da água. Lembre-se que os empregados que não se deslocam ao trabalho podem ter um enorme economia em despesas de transporte o que você deve reavaliar esse benefício ao trabalhador — um aumento de compensação direta. Fale com o seu departamento de RH sobre o potencial e os impactos de gastos extras para o funcionário. 

7- Documentar os desempenhos  e requisitos. Isto é crítico Para efetivamente gerenciar uma força de trabalho remoto você tem que ter as expectativas do trabalho claramente definidas. Não apenas quando as pessoas estão “no trabalho”, mas um real esboço de desempenho. Migrar para o gerenciamento remoto é como ser um gestor pela primeira vez. A utilização de um sistema de acompanhamento das tarefas dos teletrabalhadores ajuda a gerenciar essas tarefas facilmente. Ela também dá aos gerentes a possibilidade de uma avaliação objetiva de desempenho com os relatórios sobre as tarefas concluídas. 

8- Ofereça condições e suporte adequado aos funcionários. Pode ser necessário (ou desejável) para alguns (ou todos os funcionários) fazem uso do seu computador pessoal. Se seus computadores domésticos estão desatualizados ou não tem o software necessário (incluindo software de segurança) pode ser mais rentável remanejar o computador do escritório para sua casa ou fornecer notebooks. Certifique-se que as telecomunicações estão em ordem, também, não é injusto ter que pagar uma linha telefônica extra de seu próprio bolso, por causa de seu reduzido custos com ligações. Você pode querer avaliação da tecnologia que será usada na casa do funcionário por questões de segurança. 

9- Identificar as posições e as pessoas que migrarão. Faça uma lista, mas não poste a lista inteira de uma vez. Post apenas as primeiras pessoas que migrarão.A curiosidade dos demais é desejável. Somente poste as pessoas que migrarão na próxima semana. Isso irá atrair a atenção e faz a vontade de estar na lista como vencedor da loteria. É o efeito que você precisa. 

10- Migrar em fases. Não faça a migração de todos para um ambiente remoto ao mesmo tempo, uma mudança gradual irá mostrar-lhe como ajustar o processo. Por outro lado, não faça isso um-por-um. Selecione um grupo de pessoas para começar: um pequeno departamento ou uma pessoa ou duas a partir de vários departamentos diferentes. Após sua primeira migração, esperar algumas semanas antes de ir para a próxima fase, mas não demore muito, que pode causar a suspensão do processo. Proceda de forma constante, mas não de forma agressiva. 

11- Gerenciar, administrar, gerenciar. Esta é a atividade mais crítica da migração! Enquanto os conjuntos de habilidades para gerenciar remotamente são as mesmas que outras boas técnicas e habilidades de gestão, terá de se dedicar a fazer o novo ambiente um sucesso. Certifique-se que eles sentem a presença de gestão forte e sentem-se completamente confortáveis como se estivessem no escritório. Pelo menos inicialmente, você precisa dramaticamente aumentar seu contato com os teletrabalhadores, para que eles não se sintam abandonados. Se eles começam a sentir-se sem nenhuma orientação, eles ficam com medo de seus postos de trabalho. Certifique-se de que eles sabem, todo dia, as suas necessidades de trabalho. Mantenha contato telefônico com um-a-um e reuniões semanais com cada funcionário (30 minutos é um bom espaço de tempo para isso). 

12- Avaliação contínua. Não pare com a sua primeira avaliação. Você pode achar que você não migrou alguns trabalhos que poderiam ser virtualizados. Inversamente, você pode achar que você fez uma apreciação errada e alguns dos trabalhos são realmente feitos de forma mais eficiente no local. Não seja muito rápido na  reversão das suas decisões, mas se você achar que algo precisa ser revertido, não tenha medo de fazer essa mudança. 

Dicas 

Antes de começar, você pode considerar ter alguns pequenos grupos de foco de avaliação para obter uma idéia de como os empregados se sentem sobre a possibilidade de virtualizar. Obter feedback – eles são também suscetíveis de terem algumas boas idéias sobre como tornar o processo mais eficiente e eficaz. Você contratou pessoas inteligentes, certo? 

• Avalie as opções áudio/visual (webcams) para o escritório e em casa. O uso deste recurso a partir dos computadores em casa vai reduzir a dependência do telefone – você pode simplesmente clicar sobre o indivíduo e começa a falar, como se estivessem no escritório com você. Também, quando se vê a pessoa torna o contato mais pessoal. Tem também o benefício de assegurar que as pessoas se levantam e se vestem para o trabalho. Por outro lado, você também tem a opção de somente áudio. 
• Fornecer aos funcionários orientações sobre a criação de um ambiente de trabalho eficiente em casa. Alguns pontos a serem discutidos:
  • Criar um espaço de trabalho separado, longe das áreas de convivência familiar, distrações, televisão e outros;
  • Ter uma linha telefônica separada para as chamadas da empresa;
  • Definir as regras com a família sobre as interrupções durante as horas de trabalho;
• Mantenha-se atualizado com a tecnologia. Teletrabalho e gerenciamento de documentos remotos estão crescendo aos trancos e barrancos. Google e Microsoft estão aquecidas na concorrência neste segmento de mercado. Existem novas ferramentas disponíveis, teste-os para o seu ambiente;
• Tenha encontros com o grupo. Já falamos sobre isso antes, ficando todos juntos para uma reunião do grupo ou para a formação de equipes ou para treinamento. Agora você tem que fazê-lo, pelo menos uma vez por mês, certifique-se que todos os seus funcionários reúnem-se em um lugar para um encontro para discutir assuntos do trabalho. Ele reforça o sentimento de unidade corporativa;
• Certique-se. Se você está suficientemente virtualizado, você está familiarizado com o ambiente e pode obter algum reconhecimento. Esta publicidade é excelente;
• É possível começar pela transição de alguns dias da semana para o teletrabalho e outros no trabalho de escritório. Também pode haver ocasiões em que é absolutamente necessário para os teletrabalhadores estarem no escritório. O objetivo é a completa mobilidade da empresa, mas o objetivo não deve ofuscar a produtividade das empresas. Mesmo uma porcentagem de teletrabalho irá resultar em economia para a empresa e para os empregados. 

Avisos 

• Monitore o desempenho. Haverá uma percentagem de pessoas que simplesmente não pode adaptar-se a trabalhar em casa. Eles ainda são bons funcionários, mas eles necessitam de maior fiscalização (isto pode incluir alguns gerentes). Se você não pode mantê-los motivados em um ambiente remoto, traga-os de volta. Faça rapidamente.
• Faça a idéia excitante. A última coisa que queremos é que as pessoas vejam isso como um corte corporativo por trás, ou que eles acreditem que isso está acontecendo porque a empresa está em apuros. Fale sobre o estímulo econômico. Discussão sobre os benefícios da família, mercado e promova a idéia internamente, bem antes de começar.
• Informar os seus clientes. Você precisa do mercado e promova a sua idéia com os clientes da mesma maneira que você fez com os seus empregados. O mesmo raciocínio aplica-se, você precisa que os seus clientes entendam que você está fazendo isso para melhorar ainda mais sua empresa. Desenvolva uma lista de benefícios para o cliente. Você deve continuar a melhorar a experiência dos clientes.
• Desenvolver novos planos para emergências. Um plano para o desastre ainda é necessário, mas é muito diferente agora. Repense suas estratégias. Esta é outra área de economia. Antes de virtualizar, você tinha que ter opções disponíveis na contingência caso seu prédio ficasse indisponível. Isto é, em grande parte, não mais uma questão primordial. Você ainda precisa contingências para coisas como cortes de energia, mas eles são menos propensos a ter impacto em todo o seu negócio por causa da diversidade geográfica.